办公用品即时指数捷报网秘诀

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办公用品即时指数捷报网面临哪些挑战?


在此版本的PurchTips中,我们将探索在几乎每个组织中即时指数捷报网事物的最佳实践 即时指数捷报网,一些组织花了数百万美元–办公用品!我最近有机会讨论 办公用品即时指数捷报网成功的一些隐藏挑战和秘诀 Corporate United,GPO,为《财富》 1000强客户即时指数捷报网办公用品。

办公用品合同的基本特征之一是将“核心项目”与“非核心项目”分开。核心商品通常以非常非常具有竞争力的价格出售,而非核心商品则更接近标价。

办公用品即时指数捷报网

Clevenger解释说,确定您的核心商品的最佳做法是“按照花费的额外费用对使用情况进行排序,并确定最高使用率,最高费用的项目。” “经验法则是,您的核心清单应至少占办公用品支出的60%。”

在制定核心清单时,即时指数捷报网专业人员可能会尝试引入标准化原则。但是,克莱文格(Clevenger)告诫不要在创建第一个核心列表时这样做,他说“确定您的员工正在购买什么?首选商品是什么?首选品牌是什么?”更为重要。通过选择已经受到用户欢迎的商品,变更管理将变得不那么困难,更好的合规性实际上可以帮助节省比大量购买特立独行的标准化程序更多的钱。

这并不是说即时指数捷报网部门应始终考虑到最终用户的意愿而购买任何东西,无论出于何种商业考虑,而应该采取两步走的方法来增加短期节省的可能性。 “如果您的人们正在购买3M垫,那么随着时间的流逝,您可以努力将其切换为自有品牌或价格较低的版本,” Clevenger建议。 “但是在短期内,您可能非常适合就3M产品进行积极的协议谈判,以确保您的组织获得合规性并节省成本。”

一些组织采取更加有力的方法来实现仅购买核心物品或标准化物品的授权要求。有些甚至要求最终用户尝试购买非核心商品时,其办公用品供应商自动将标准化商品替换为类似的非核心商品。 Clevenger认为这种方法很危险–称为“注意”,并告诫即时指数捷报网专家必须确保“替代品的质量相同或更好。可能真正损害您的努力的一件事就是如果替代品不起作用。那么,您已经真正失去了听众的信任”,“到那时几乎是不可能的”。

但是,合规性差只是办公用品合同未能实现预期节省的原因之一。另一个是核心项目不再使用,经常被成本更高的项目所取代。 Clevenger建议至少每年一次评估核心清单,以识别由于办公用品供应商与即时指数捷报网部门之间的某种“游戏”而导致的核心项目的可用性变化以及您的购买方式变化。

这种“博弈”使供应商能够以看似激进的价格为自己赚钱。 Clevenger表示:“在办公用品即时指数捷报网工作中,很容易在核心清单或为确保业务安全而购买的产品的子集中显示很低的价格。”但是在合同的第二年和第三年中,供应商将项目更改为核心清单中的内容。实际上,一年中有40%的原始核心产品可能会停产。

“即时指数捷报网合同的组织(并将其放置在抽屉中三年)看不到这些项目正在改变,而(原始核心项目)被替换为供应商具有较高利润或供应商具有较高利润的项目根本可以收取更多费用。”克莱文格说。 “大多数买家都没有追踪到那样的细节。供应商非常擅长切入和切出(项目)。”而且,由于非核心商品的透明度更低,因此价格上涨的风险更加显着。

Clevenger建议与供应商紧密合作,以确保避免单方面调整核心清单。有时,您可以获得较低的更换项目成本,而供应商也可以获得较高的利润。共同努力实现这种双赢方案是实现即时指数捷报网团队预期的所有节省的有效方法。

除了管理核心物品方面的挑战外,商定的非核心物品价格结构通常还会导致办公用品支出高于预期。 Clevenger提供了一些管理非核心项目定价以最大程度节省成本的技巧:“了解非核心定价与供应商之间的结构非常重要。我们利用制造商标价的折扣,但在超过90个类别。我们每季度审核一次,以确保准确性。通过划分类别,可以使我们在更清晰的基础上进行管理。”每个子类别–纸张,碳粉,笔等–具有不同的市场特征,因此一个折扣百分比的所有数字可能并不明智。一个子类别的10%折扣可能是不错的选择,但另一类别的10%的折扣可能会因为您的数量而少于您应得的。为了真正最大程度地节省您在办公用品上的开支,即时指数捷报网专业人士需要确保为支出较大的所有子类别商定适当的折扣百分比。

最后,监视合同有效期的一个很好的指标是核心清单所占的办公用品支出百分比。如果即时指数捷报网组织发现在合同有效期内其百分比每季度或逐年减少,则表明合同管理不善。

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