特别感谢 源一,一家同心公司 for this guest post.

进行采购计划时,必须考虑许多因素,以使项目步入正轨并取得最佳结果。我想说的是,每个项目’在我的职业生涯中担任采购专业人员的工作已经按原计划进行,这是不切实际的期望。有许多原因导致项目无法正常进行,其中一些原因无法控制,而其他一些原因也可以在流程的较早阶段得到缓解。以下是一些常见的示例,这些示例说明了如果不考虑采购项目将如何偏离轨道。

  1. 利益相关者团队缺少决策者

与大型团队合作进行项目时,管理所有利益相关者并确保有合适的人在做出最终决定并采取行动的过程中变得很复杂。没有什么比进行采购活动更糟糕的了,仅仅是让新的利益相关者走出困境,破坏您的进度。在创建项目团队时,务必要进行尽职调查,以确保最终决策者参与其中,并确保团队包括所有相关方。

例如,您可能要检查与供应商合作的所有部门是否都在场或确定预算批准流程是否应包括财务部门。有时,由于雇用了新的团队成员并且需要加快项目速度,因此在没有所有关键利益相关者参与的情况下开始工作是不可避免的。如果确实发生了这种情况,您应该与团队积极讨论这个新功能,以减轻任何潜在的延迟,并尽快将其加快速度。

  1. 缺少供应商和/或花费

就像缺少项目团队的成员一样,没有抓住与项目相关的所有支出或供应商可能会破坏您的进度,有时还会使您回到原来的位置。如果不包括所有相关的支出,供应商,使用情况等,可能会导致对RFx进行修订或修正,或者在某些情况下,由于它们没有考虑整个当前状态,因此可能会使结果无效。第一步是检查支出报告,以创建可能正在提供所审查产品/服务的潜在供应商的列表。

同样,类似于审核与供应商合作的任何利益相关方的方式,您应该从利益相关方了解提供相同或相似服务的所有其他供应商。最后,如果将供应商或支出的一部分从合并范围中删除,则应了解为什么这样做,并在记录结果后记录该推理以避免潜在的问题。

  1. 创建一个不清楚的工作范围

在进行采购活动时,您可能会犯的一个常见错误是在您的工作范围完全准备就绪之前出价。这可能是由于要在截止日期之前施加压力,或者缺少随时可用的信息,但这可能对事件的成功产生重大影响。如果您的范围过于模糊,则为供应商做出假设敞开了大门,而您收到的建议可能不是您想要的,或者对于一个苹果对一个苹果的比较来说可能会有所不同。同样,由于第一次没有提供足够的信息,您可能不得不对RFg发出后,对空白范围进行修订,或者花大量时间回答供应商的问题。尽管这可能会影响整个时间表,但值得您花时间在发布RFx之前花更多时间确保示波器已准备就绪,而不是在后端付费。

  1. 提供严格的请求时间表

有无数的项目使我们被邀请进行RFx,而在项目启动之前没有任何余地,或者利益相关者对采购活动时间表的期望无法实现。不幸的是,当时间紧迫时,可能需要加快流程的某些部分,或者有可能完全跳过。如前所述,在截止日期尚未完全确定之前,按时交付的压力可能会导致上市。此外,如果请求的周转时间加快,您的供应基础可能会拒绝参加您的活动。时间轴可以是项目的最好朋友,也可以是最大的敌人,但时间轴必须切合实际并考虑到不断变化的情况,这一点至关重要–否则结果将不会有效。

  1. 不考虑假期/假期

根据地理位置和/或行业的不同,公司可能会在一年中(例如暑假)延长营业时间。您不仅要在因假期休假的办公室附近工作,而且还必须考虑假期和假期后的几天,因为人们正赶上失去的时间。如果您要制定一个在11月和12月进行的项目计划,则基本上必须将所有时间表都加倍以说明假期计划。如果您正在计划采购活动或希望在此期间从供应商那里收到信息,则必须考虑所有这些因素。

在制定策略和时间表时,必须考虑可能影响项目结果的因素,这一点很重要。有很多因素会影响项目的时间表。虽然无法预测某些因素,但您可以预测其他因素并防止它们阻碍您的项目成功。

 

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梅根·康奈尔(Megan Connell)

梅根·康奈尔(Megan Connell)是一家Cocentric公司Source One的高级顾问。 Connell是领导和执行战略采购和预算优化策略的公认资产。她被认为是“开箱即用”的思想家,其高水平的分析能力和供应商管理专业知识可帮助简化客户的运营并推动可持续的成本节约。

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