管理支出是采购职能的关键部分。临时支出通常会导致紧急订单,超支和过多的库存。确保健全,计划,预算和技术装备的过程确实会产生相反的效果。

以下是开始管理支出的方法:

  1. 利用询价单。 确保所有主要支出都经过强大的报价请求流程,这是管理支出并积极影响组织利润的有效方法。关键是让所有有权购买产品和服务的人员对您的询价流程负责。标准化RFQ规则,流程和模板,以获得最佳结果也很重要。即使与您的供应商保持良好关系也应这样做。
  2. 可见度提高。 确保所有采购都具有高度的可见性,详细检查和财务责任制,这是在颁布之前可以管理支出的另一种方式。通过确保购买可见性,可以消除欺诈性购买。
  3. 利用年度购买计划。 年度购买计划的关键组成部分包括对要购买数量的预测或预测,产品采购流程,节约目标以及 降低成本的技术。预算可以包含在购买计划中。
  4. 强大的审批流程。 这是有效的采购系统的标志,也是预先控制和管理支出的有效方法。仅允许允许名单上的人员购买产品和服务。关键在于,该批准的个人群体具有批准的限额以及可以购买的产品和服务的类型。
  5. 授权其他部门的员工进行购买: 这有助于加快和简化购买过程,从而降低总拥有成本。它还可以节省采购人员的时间,使其专注于需要专家协商和其他高素质技能的高支出关键项目。
  6. 有效的采购技术。 这是在支出消失之前管理支出的重要组成部分。健壮的技术可以将1到5点,询价,可见性,购买计划和稳健的流程紧密结合在一起。选择采购技术的关键是让所有用户参与选择过程,因为这将减少更改的阻力并增加购买量。区块链技术可以非常有效地减少欺诈行为并增强购买过程中的可见性。

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戴维·米林顿

戴维·米林顿硕士QSM,NPDP,CL6σBB,SPP,SPSM3®,CM® 教育总监(下一级采购协会)David Millington是一位经过认证的战略规划专家,在战略执行,产品/服务开发,组织和供应链卓越领域拥有18多年的经验。他是认证的供应链专家,认证的新产品开发专家,认证的战略计划专家以及认证的精益六西格玛黑带。 David拥有美国马萨诸塞州法尔茅斯国家质量管理研究生院的质量系统管理硕士学位。这使他掌握了大量的知识和最佳实践。 戴维·米林顿带来了VP,总监和经理级别的实践经验,指导并促进了战略和战术解决方案的开发,以应对复杂的组织,产品和服务挑战。

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