生产力和会议

在建立下一级采购之前,我曾在一些大公司工作。今天,我定期拜访大公司,讨论他们如何改善自己的业务 采购结果.

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当我漫步在大公司的隔间,办公室和会议室的迷宫中时,我注意到一些我过去认为理所当然的东西,但经过一番反思,发现很有趣:几乎每个人都在开会。从每个门口传来人们谈论,交谈,交谈的牛-牛声。

但是,当我在这些公司与管理层会面时,我听到了一些常见的疑问:“我们正在努力按时完成任务。”  “我们人手不足,不要’没有资源去做我们需要做的事情。”  “有比以往更多的工作。”

简而言之,它不是’轻松完成任务。要么–我再说一遍–感觉很难完成任务。

似乎有很多会议,但没有足够的行动。

有什么解决方案?

这里有一些想法…

好吧,第一个想法可能被简化了,但是它不应该’不可忽视:会议更少!如果你’在谈论工作,你’再有可能实际上没有工作!而且,不幸的是,大多数会议都不是真的“working meetings.”

下一级采购 讲授采购环境中的价值分析概念,应评估材料,服务等以确定替代或淘汰的可行性,以使功能与成本匹配,并最终降低成本。类似的概念也应适用于会议:’如果超过投资额,应予以淘汰。

It’想知道为什么会开会很有趣。我只需要看着自己,就能找到会议如何影响生产力的光辉榜样。

我们每个月都会在“下一级采购”举行几次定期的主题会议。这些会议中有几次是出于以下原因而发生的:因为我希望他们这样做。

您是否曾经去过仅仅因为经理想要的会议?

好吧,正如我最近在制定策略时,’确保半个月的会议能带来与时间投入相匹配的价值。因此,我将频率降低为每月一次(即,针对两个会议主题中的每个主题,每个月消除一次会议)。现在,此举并没有’根本不会降低我们的性能。但这确实影响了我们的成本和生产力!当我考虑“cost of a meeting”就员工在会议上所花时间的补偿而言,我发现“savings”消除这些会议几乎占工资的2%!

How awesome is that?  While some companies have to lay off employees to achieve 储蓄 equivalent to 2% of payroll, I was able to accomplish the same thing with a much more “humane”方法。现在,由于下一级采购是一个快速发展的组织,因此没有员工’s hours got cut –他们现在比在会议上花费更多时间来更有效地利用该时间!

商业世界为自己创造了一种文化,该文化表明会议不应’不会受到质疑。您收到一个Outlook邀请,单击接受,然后您将致力于会议。我看到许多学生要求扩展他们对我们在线服务的访问权限 采购课程 自称不能“find the time”完成培训,但他们总是会抽出时间开会。那里’s something “safe feeling”关于在日历上浪费会议时间的问题’抽出时间来做其他事情时,感觉不对。

因此,如果您能够影响会议频率–甚至完全取消某些会议– consider it!

我的第二个想法…

现在,我们都知道完全摆脱会议并不等于’不会发生。但是,有一种方法可以提高与会议相关的生产力。这里’s how.

会议通常用于制定计划和分发行动项目。然后,举行后续会议,以确定上述行动项目的进度。这些跟进会议经常表明,自上次会议以来,人们绝对没有做任何与他们的行动项目有关的事情!

为什么不?可能是因为他们太忙于参加其他会议,对吧?

不管会议之间是做什么的, ’t在行动项目上工作。看,您知道会议将持续一定数量的分钟或小时。并且您可以合理地期望分配有操作项。

因此,只需执行以下操作:每次按计划召开会议时,请在会议结束后立即将半小时拒之门外,以专用于处理您的行动项目。在完全熟悉之前,尽快将它们移开“competing priorities”来破坏你进步的机会。

如果你’重新担任领导职务,尝试一下,如果对您有用,请让您的员工也这样做。您’我会惊讶于可以完成多少工作!

所以你有它…如果您的组织有很多会议而没有采取任何行动,请减少或减少召开会议的频率,并始终安排在会议结束后半小时处理您的行动项目。想要结果吗?进行更改。在下次会议分散您注意力之前“real work” done!

 

Charles Dominick,SPSM,SPSM2,SPSM3

Charles Dominick,SPSM,SPSM2,SPSM3是国际认可的商业专家,传奇的采购思想领袖,屡获殊荣的企业家和挑衅性博客。 Charles于2000年成立了下一级采购 Association(下一级别采购协会),监督了其惊人的发展,并于2016年成功带领该组织被Certitrek Group收购。他即将进行的业务创新。 Charles还是广受欢迎的开创性著作《采购游戏计划:制胜策略》的合著者。&供应管理专业人员的技术。”

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