有许多即时指数捷报网文件可以跨越买方’s(物理或虚拟)办公桌。这些文件的交换顺序对于确保买卖组织的有效交易至关重要。

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以下是交换这些文件的正确顺序:

  • 报价/建议书(从买方到卖方)
  • 报价/提案(从卖方到买方)
  • 即时指数捷报网订单(从买方到卖方)
  • 发票(从卖方到买方)
  • 付款(从买方到卖方)

很简单,对吧?

它应该是。但是,在我的工作中,我与很多即时指数捷报网专业人员打交道。你呢’令我们惊讶的是,有多少不必要地偏离了此顺序,从而使购买/销售交易变得比原定困难得多。

It’不是说他们要弄乱一切。实际上,他们可能完美地执行了错误的过程。因此,如果该过程不好,那么无论您执行该过程的效果如何,都会自然而然地产生不好的结果。

以下是一些在即时指数捷报网文件交换流程中存在缺陷时常见的头痛的例子…

索要发票,以便您可以创建即时指数捷报网订单

在销售位置,我’曾有即时指数捷报网专家说“给我发送发票,以便我可以创建即时指数捷报网订单。”这是倒退。就其性质而言,发票是一种正式向客户开具装运货物或提供的服务费用的文件。在销售组织中创建发票时’在系统中,它代表所售商品的欠款。它将出现在销售组织上’财务报表上的应收帐款。一些销售组织’ systems 韩元’甚至不让他们创建发票而无需输入客户’的即时指数捷报网订单号。当购买组织改变主意时这是有问题的(这永远不会发生,对吗?(-;)。’即时指数捷报网订单的创建过程不需要发票。我可以看到需要报价或提案,但从来没有发票。

常规接受没有相应即时指数捷报网订单的发票

一个能够实现的过程“特立独行的购买” – and even fraud –是一个供应商’可以在系统中没有相应的即时指数捷报网订单的情况下支付发票。它使最终用户可以走到即时指数捷报网部门,购买他们想要购买的东西–即使这样做违反了即时指数捷报网政策或排他性协议,仍然可以向供应商付款。他们将提交发票以及差旅和费用报告或付款申请表以及 应付账款 部门削减支票。这避免了建立在即时指数捷报网过程中的制衡,通常会导致不必要的高成本。当然,您需要能够在紧急情况下获得付款,在紧急情况下,涉及即时指数捷报网部门的时间可能会太长。但是这些实例之间应该相距甚远,应该建立避免和消除滥用的流程。

允许供应商’致谢将您拖入“Battle of the Forms”

有时,在即时指数捷报网订单和发票之间,供应商会向您发送“订单确认。”您可能很高兴知道供应商已收到您的订单。您可能会很高兴看到供应商承诺交付满足您需求的日期。但是,这些确认中也经常包含条款和条件。这些条款和条件可能与您的即时指数捷报网订单条款和条件冲突。而且,无论您是否相信,这些条款和条件都可能消除您认为即时指数捷报网订单条款和条件将为组织提供的某些保护。在同时存在即时指数捷报网订单和确认的情况下,整理出哪些条款和条件被称为“Battle of the Forms.”  The “Battle of the Forms”我们的在线课程涵盖了“掌握即时指数捷报网基础知识.”  The Battle can be “won” in a variety of ways, such as submitting the last form or having very precise language in your purchase order.  However, there are two things that every procurement department should do to ensure that it does not unnecessarily lose the 形式之战:  train every single procurement team member on the 形式之战 and consult with your organization’s in-house legal counsel on the best way to address the 形式之战 in your procurement documents and processes.

 

请参阅,交换即时指数捷报网文件以完成做得好的买卖交易不是’听起来很简单。但这不 ’也不必经常引起头痛。设置流程以强制执行交换即时指数捷报网文件的正确顺序,并利用您对常见问题的新认识来避免这些麻烦。

Charles Dominick,SPSM,SPSM2,SPSM3

Charles Dominick,SPSM,SPSM2,SPSM3是国际认可的商业专家,传奇的即时指数捷报网思想领袖,屡获殊荣的企业家和挑衅性博客。 Charles于2000年成立了Next Level 购买 Association(下一级别即时指数捷报网协会),监督了其惊人的发展,并于2016年成功带领该组织被Certitrek Group收购。他即将进行的业务创新。 Charles还是广受欢迎的开创性著作《即时指数捷报网游戏计划:制胜策略》的合著者。&供应管理专业人员的技术。”

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