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从较高的层次上讲,六西格码方法论和战略采购流程遵循可比的路径,并努力取得相似的结果:高效,精简和更具成本效益的商业环境。这两个过程都遵循由定性和定量数据驱动的决策来进行。尽管六西格码(Six Sigma)在供应链和制造环境中获得了最大的成功,但遵循的方法可以为众多类别增加价值。对于不熟悉六西格码的人,DMAIC是其主要方法之一。

DMAIC(定义,测量,分析,改进和控制)是一种数据驱动(定性和定量)策略,用于改进流程。 DMAIC是六西格码的组成部分,但也可以作为独立的项目管理工具来实现。通过将其应用于战略采购流程,您可以利用这些组件来驱动战略和分析。以下是组成首字母缩略词的五个阶段及其与采购的关系的细分:

  • 定义 –明确定义项目目标。在进行下一步之前,必须列出涉及的业务组,所需数据,项目团队和时间表的所有内容。 “定义”阶段设置流程其余部分的优先级,因为它将确定初始需求和范围。目标/范围也会根据您所处的类别而有所不同。例如,IT采购计划可能专注于使用户能够更好地为其工作做好准备。这可能无法节省费用,因此将范围转移到增强软件/系统的用户体验上。
  • 测量 –收集先前定义的数据,以及在收集过程中发现的所有相关数据,并定义“按原样”的过程能力。在IT中,数据可以是利用率指标,硬件/软件成本(包括维护),合同等。此步骤对于定义项目的当前状态并在实施改进后评估项目的成功至关重要。
  • 分析 –对收集到的数据进行广泛的分析,以更好地了解当前状态,制定前进策略, 潜在的节省 主动性等等。通过分析,您应该能够识别和/或构建 关键绩效指标 (KPI)来衡量成功的依据。您还需要将当前状态和成本与市场进行比较,以确定供应商当前未向您提供的其他可用机会(缺口)。重要的是要确保在项目期间不会丢失数据和/或对数据进行分析。您的分析越彻底,该策略就越强大。大多数策略都将受到批评,因此,进行全面的分析准备将有助于您继续前进。
  • 提高 –在这里您将采取行动来改善已发现的任何需求和差距。为了推动这些改进,您可以选择与 现有供应商 或运行RFx以了解其他供应商的产品。此外,通过市场研究或RFx,您可以确定当前状态的其他差距。有了这些信息,您可以通过与现有供应商更新流程,业务需求和程序,或与新的供应商签约以满足流程的新需求,从而达到理想的未来状态。
  • 控制 –实施流程改进后, 最佳做法 应当制定控制限制,以确保如果过程出现偏差,可以在不花费大量资源的情况下及时进行补救。对于采购而言,控制阶段应持续至与供应商的关系持续期间,并应进行持续监控以确保供应商遵守合同条款。可以通过查看发票,SLA和合同中详细列出的其他元素来进行监视。

通过遵循DMAIC的五个阶段,您不仅可以执行您的采购策略,而且还可以为您的客户/业务部门提供流程转换并加强合规性措施。 合规 将是控制阶段的副产品,并且是此处的关键交付成果。没有它,您的组织可能会面临否定项目成果的风险。下一步是将DMAIC实施到您的下一个适用的采购计划中。生效后,您应该节省大量的美元,并实现精简,高效的业务流程。

凯文·弗雷泽(Kevin Fraser)

凯文·弗雷泽(Kevin Fraser)是源一管理服务的高级项目分析师。 Fraser专门从事IT和电信业务,弥合了采购和IT之间的鸿沟,可帮助公司为其独特的基础架构找到合适的产品和服务。通过战略性采购和采购最佳实践,Fraser可为公司提供清晰的市场前景和决策支持,以选择最适合的供应商,同时为其IT和电信预算带来最大价值。

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