如何节省公司的发票时间和金钱

您了解购买的所有主要费用,但实际上这些费用加起来确实可以吃掉您的底线。大量的增量成本(例如发票处理)可能看起来是不变的。但是,新技术正在改变处理此基本流程的方式。这些新的经商方式不仅可以为您省钱,而且还可以让您有更多时间专注于为公司带来真正价值的其他项目。

人工发票处理的麻烦

今天生成的大约90%的发票仍在手动处理中。除人工处理外,还会出现人为错误和延误,这是文书工作中不可避免的一部分。而且即使在生成发票后,付款被批准后,仍然需要在ERP软件中输入相同的信息。在慢速手动输入上花费的每一分钟都是其他地方无法花费的。

发票处理的美元和美分

那么,手工发票处理实际要花多少钱呢?估算差异很大:有人说平均每张发票12到15美元,有些人认为它高达30到40美元。价格主要由基础成本和效率低下决定。自动化的过程可能会使您陷入困境,拥有不必要的复杂手动系统往往会带动您更高。

费用种类

发票总费用分为几类:

  • 直接费用。这些成本很容易发现。纸张,邮资和印刷属于此类别。这还包括运输或存储纸质发票的成本(如果您有异地设施)。
  • 间接费用。 这包括开具发票的人为费用,因为支付给员工做艰苦的工作和后续任务的费用。
  • 隐藏的费用。 这些费用可能并不那么明显。您可以将错误或延误视为支出,因为它们会浪费您的时间,而这些时间最好在其他地方花费。更不用说未及时支付发票时的滞纳金或现金损失。

发票费用计算器

您的个人发票费用会有所不同。以下是计算这些费用的因素:

  • 工作人员花了多长时间处理和审查发票?
  • 员工花了多长时间查找和修复错误?
  • 运输和存储纸质发票需要花费什么?
  • 评估了哪些罚款或滞纳金?
  • 实物材料和邮费是多少?

将这些费用除以发票总数,即可得出每张发票的费用。

自动化选择

根据美国生产力和质量中心的数据,排名前25%的企业每张发票仅花费2美元。相比之下,最低的25%的人每张发票花费超过10美元。他们之间最大的区别在于他们是否自动化了发票处理。

使用购买软件来自动化您的应付帐款流程:

  • 将论文完全排除在等式之外。
  • 保持较低的人工成本。
  • 减少错误和欺诈。
  • 更快地获得批准。
  • 为您的员工腾出时间来执行更高级别的任务。

最终结果是价格便宜得多,发票处理更加可靠。

结论

如果您不知道要为每张发票付款,现在是时候找出答案了。有了这些信息,您就可以采取步骤(例如精简或自动化)来 降低成本并使自己,您的员工和整个公司的生活更加轻松。

戴维·米林顿

戴维·米林顿硕士QSM,NPDP,CL6σBB,SPP,SPSM3®,CM® 教育总监(下一级采购协会)David Millington是一位经过认证的战略规划专家,在战略执行,产品/服务开发,组织和供应链卓越领域拥有18多年的经验。他是认证的供应链专家,认证的新产品开发专家,认证的战略计划专家以及认证的精益六西格玛黑带。 David拥有美国马萨诸塞州法尔茅斯国家质量管理研究生院的质量系统管理硕士学位。这使他掌握了大量的知识和最佳实践。 戴维·米林顿带来了VP,总监和经理级别的实践经验,指导并促进了战略和战术解决方案的开发,以应对复杂的组织,产品和服务挑战。

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