采购订单 (PO)是商业文件,是买方向卖方发布的首次正式要约,其中指明了产品或服务的类型,数量和议定价格。它用于控制 购买 外部供应商提供的产品和服务。

采购流程 从需要开始。该需求应得到验证。检查项目要求并记录采购订单。检查供应商的可用性,价格和交货时间。

在发出采购订单之前,还应检查实际库存,以查看该物料的所有滞销订单。下一步是根据公司的特定政策和程序获得批准。 (某些公司不需要低于特定价格或数量的批准)。批准后,将采购订单输入计算机系统,并将采购订单发布给供应商。

当卖方(又名供应商,卖方等)接受 采购订单,在双方之间形成具有法律约束力的合同。此外,买方应始终清楚,明确地向卖方传达他们的要求,因此, 采购订单 is received.

收到后, 采购订单是 卖方用来拉动购买的库存进行包装和运输。提取库存后,卖方将根据物料和数量准备发票 实际提供 并准备装运。

收到并签名商品后,如果未预付款,则该PO便成为应付账款。

通常,实际装运中可能没有正确的物品或数量。这是采购订单记录变得很关键的时候。仅收到发票是不够的。收货的任何人必须在签署收据之前检查收货,以确保PO与发票或收据相匹配。

所有货运中约有5%包含错误,将退回PO以进行纠正,法律诉讼或报销。

基础的 采购订单流程 脚步:

  1. 创建一个 采购订单.
  2. 发出多个报价请求(RFQ)
  3. 分析并选择供应商。
  4. 协商合同并发送订单。
  5. 接收商品/服务。
  6. 接收并检查发票(三项匹配)
  7. 授权发票并向供应商付款。

5避免采购中的常见采购订单错误

  1. 忽略其他供应商的交易。您可能比其他供应商更频繁地使用某些供应商或从他们那里订购更多数量的产品。…
  2. 忽略供应商’ Advice. 您’我以前听说过:客户永远是对的。…
  3. 原样接受价格. …
  4. 抵制变化. …
  5. 隔离工作

概要:

公司真正控制着的几件事之一是,它为商品和服务支付了多少钱。尽管走阻力最小的道路比较容易,但是采购部门和经理应该对公司如何使用现金采取积极行动。

NLPALibrary: 在寻找权威的采购模板,工具,网络研讨会等?停止尝试从头开始创建资源,并开始利用NLPA库中唾手可得的所需资源。

戴维·米林顿

戴维·米林顿硕士QSM,NPDP,CL6σBB,SPP,SPSM3®,CM® 教育总监(下一级采购协会)David Millington是一位经过认证的战略规划专家,在战略执行,产品/服务开发,组织和供应链卓越领域拥有18多年的经验。他是认证的供应链专家,认证的新产品开发专家,认证的战略计划专家以及认证的精益六西格玛黑带。 David拥有美国马萨诸塞州法尔茅斯国家质量管理研究生院的质量系统管理硕士学位。这使他掌握了大量的知识和最佳实践。 戴维·米林顿带来了VP,总监和经理级别的实践经验,指导并促进了战略和战术解决方案的开发,以应对复杂的组织,产品和服务挑战。

更多帖子