减轻合同管理的痛苦

探索采购作为战略咨询

购买提示版本#439

合同管理的有效管理是采购职能的主要职责。采购专业人员应保护其组织免受与支出管理和运营支持有关的风险。必须确定关键故障点(CPF),缓解策略以及为保护我们的供应链免受风险的负面影响而采取的策略。

合同管理

合同管理是一种强大的机制,可以实现所需的风险管理能力,以保持现代供应链的完整性。如果我们不检查供应链存在的原因,我们将被忽略。供应链是组织实现其目标,使命,愿景和存在理由的机制。供应链具有供应商选择流程,采购活动,制造/转换流程,库存管理和物流功能。所有这些都对现代业务构成了重大风险。

以下是减少合同管理中痛点的方法:

1.)了解利益相关者的需求和要求,目的是: 这是在部署有效合同管理策略时消除痛点的最重要因素。关键是要确定所有优先利益相关者(尤其是客户或最终用户)的需求并确定其优先级。这使采购专业人员可以集中精力并调整其供应商的能力,以满足这些要求。这些要求必须将所有合同协议作为重要的针对性标准。围绕利益相关者需求的明确目的必须推动所有合同管理流程。

2.)选择具有专家流程能力的供应商: 在了解利益相关者的需求和要求之后,这一点至关重要。选择具有高度流程能力和绩效的供应商是关键。高处理能力降低了有缺陷的输入,延迟交货和供应中断的风险。反过来,这增加了合同管理计划成功的可能性。利用出色的供应商和客户合同管理功能可以大大减少联系管理的痛点。

3.)合同管理技巧: 合同管理技能的获得对于消除痛点并降低供应链风险至关重要。采购主管必须确保其员工可以在其影响下设计,实施和管理所有合同。这是减少供应风险,压力点和减少法律问题的高成本的核心要素。

4.)技术: 一旦了解了利益相关者的要求,选择了有能力的供应商来提供关键的投入,采购人员便具备了必要的技能,必须采用有效的技术。这些技术应健壮,易于使用,支持利益相关者的要求,并增强跨价值链的协作。

5.)问责制: 一旦建立了上述机制,就必须对所有供应链利益相关者负责。这种问责制的一部分涉及管理供应商绩效和采购人员绩效。这将需要有效的合同管理指标和计分卡机制。必须根据影响的严重性,发生的程度和发现不符合项的能力以及为减轻风险而采取的有效补救措施来衡量不符合合同标准的情况。

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由David Millington,SPSM,SPSM2,SPSM3-教育总监 (下一级采购协会)

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